Privacyverklaring

01Wie zijn wij?

Erfgids is een handelsnaam van Maarten Beekman, gevestigd te Den Haag, Nederland. Wij zijn de verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Contact

• E-mail: [email protected]
• Website: erfgids.com
• KvK: 42086029

02Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Wij verwerken de volgende categorieën persoonsgegevens:

Gegevens van de executeur (u, de gebruiker)

• Naam en e-mailadres (voor uw account en communicatie)
• Uw relatie tot de overledene
• Betalingsgegevens via onze betalingsprovider (wij slaan geen betaalkaartgegevens op)
• IP-adres bij het inloggen, ten behoeve van accountbeveiliging (zie ook onder 06)

Gegevens over de overledene en de nalatenschap

Deze gegevens voert u zelf in als onderdeel van de dossieropbouw. Wij verwerken ze uitsluitend om de dienst aan u te kunnen leveren. Het gaat onder meer om:

• Naam, geboortedatum en overlijdensdatum van de overledene
• Vermogensbestanddelen (onroerend goed, bankrekeningen, beleggingen)
• Schulden en lopende verplichtingen
• Gegevens uit testamenten en verklaringen van executele
• Contactgegevens van erfgenamen en andere betrokkenen die u uitnodigt

03Op welke grondslag en voor welk doel verwerken wij uw gegevens?

Uitvoering van de overeenkomst

De primaire grondslag voor de verwerking is de uitvoering van de overeenkomst die u met ons aangaat bij het aanmaken van een account en het afnemen van de dienst (AVG art. 6 lid 1 sub b). Zonder deze gegevens kunnen wij de dienst niet leveren.

Gerechtvaardigd belang

Voor het verbeteren van de dienst en het oplossen van technische problemen verwerken wij beperkte gebruiksgegevens op grond van ons gerechtvaardigd belang (AVG art. 6 lid 1 sub f). Wij doen dit op een voor u zo min mogelijk belastende wijze.

Wettelijke verplichting

Wij kunnen gegevens bewaren voor zover dat wettelijk verplicht is, bijvoorbeeld op grond van fiscale bewaarplichten.

04Hoe lang bewaren wij uw gegevens?

Wij bewaren uw gegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor zij zijn verzameld:

• Accountgegevens: zolang uw account actief is, plus 12 maanden na uw laatste login of na sluiting van het account
• Dossierinhoud (nalatenschap): zolang uw account actief is; na sluiting van het account worden dossiergegevens binnen 90 dagen verwijderd
• Betaalgegevens: 7 jaar na de transactie op grond van de fiscale bewaarplicht (verwerkt via onze betalingsprovider)

U kunt uw account en alle bijbehorende gegevens op elk moment zelf verwijderen via de instellingenpagina, of door een verzoek te sturen naar [email protected].

05Welke sub-verwerkers gebruiken wij?

Wij maken gebruik van de volgende dienstverleners die namens ons persoonsgegevens verwerken. Met elk van hen hebben wij een verwerkersovereenkomst of maken wij gebruik van hun standaard AVG-conforme voorwaarden:

• Hetzner Online GmbH (Duitsland) — serverhosting en opslag van dossiergegevens. Servers gevestigd in de EU.
• Appwrite Inc. — backend platform voor authenticatie en databasebeheer. Gegevens opgeslagen op onze eigen Hetzner-server.
• Cloudflare Inc. (VS) — DNS, e-mailroutering en DDoS-bescherming. Cloudflare is gecertificeerd onder het EU-VS Data Privacy Framework.
• Google LLC (VS) — e-mailverzending via Gmail SMTP voor transactionele e-mails (OTP-codes, notificaties). Google is gecertificeerd onder het EU-VS Data Privacy Framework.
• Stripe Inc. (VS) — betalingsverwerking. Stripe is gecertificeerd onder het EU-VS Data Privacy Framework en PCI-DSS compliant. Wij slaan geen betaalkaartgegevens op.
• Umami (zelfgehost) — privacyvriendelijke websiteanalytics zonder cookies en zonder opslag van IP-adressen. Geen overdracht aan derde partijen.

Wij verstrekken uw gegevens niet aan andere derden, tenzij wij daartoe wettelijk verplicht zijn.

06Hoe beveiligen wij uw gegevens?

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen. Onder meer:

• Versleutelde verbindingen (HTTPS/TLS) voor alle datatransport
• Inloggen via eenmalige toegangscode (OTP) per e-mail — geen wachtwoorden opgeslagen
• Toegangscontrole: dossiergegevens zijn alleen zichtbaar voor de executeur en personen die de executeur expliciet heeft uitgenodigd
• Servers gevestigd in de Europese Unie
• Bij het inloggen registreren wij het IP-adres bij uw sessie, op grond van ons gerechtvaardigd belang bij het herkennen van verdachte inlogpogingen en het kunnen onderzoeken van accountmisbruik. Dit IP-adres wordt niet gebruikt voor tracking of advertenties en vervalt samen met de sessie

07Wat zijn uw rechten?

Op grond van de AVG heeft u de volgende rechten:

• Recht op inzage: u kunt opvragen welke gegevens wij van u verwerken
• Recht op rectificatie: u kunt onjuiste gegevens laten corrigeren
• Recht op verwijdering: u kunt verzoeken uw gegevens te laten verwijderen
• Recht op beperking: u kunt de verwerking laten beperken in bepaalde gevallen
• Recht op dataportabiliteit: u kunt uw gegevens in een gangbaar formaat opvragen
• Recht op bezwaar: u kunt bezwaar maken tegen verwerking op grond van gerechtvaardigd belang

Stuur uw verzoek naar [email protected]. Wij reageren binnen 30 dagen.

Bent u van mening dat wij uw gegevens onrechtmatig verwerken? Dan heeft u het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).

08Cookies

Erfgids gebruikt uitsluitend functionele cookies die noodzakelijk zijn voor het functioneren van het platform (sessiecookies voor uw ingelogde sessie). Wij gebruiken geen tracking- of advertentiecookies. Onze analytics (Umami) werken cookieloos.

09Wijzigingen in deze verklaring

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen als onze dienst of de wetgeving daartoe aanleiding geeft. Wezenlijke wijzigingen communiceren wij via e-mail of een melding bij uw volgende inlog. De meest actuele versie staat altijd op erfgids.com/privacy.